Чтобы правильно осуществить переход к автоматизированному управлению предприятием, нужно верно представлять себе цели автоматизации.
Обычно мысли об установке компьютерной системы управления у руководителя предприятия появляются, когда сотрудники перестают справляться с бумажным документооборотом: заявки клиентов теряются, счета не выставляются вовремя, сразу получить данные по оплате невозможно и т.д.
Конечно, автоматизированная система управления облегчает работу сотрудников с документами и упрощает поиск последних. Вдобавок можно легко задействовать дополнительные возможности, например, напоминания о необходимости выполнить те или иные действия. Но назначение хорошей системы управления предприятием гораздо шире.
Если сравнить предприятие с автомобилем, то действия в отсутствие оперативной информации будут медленной ездой вслепую, в тумане, сопровождаемой высоким риском аварии. Для продвижения к цели на большой скорости требуются своевременные и достоверные данные о текущем положении дел. Для сбора таких данных и представления их в наглядной форме и предназначена автоматизированная система управления предприятием.
Систему управления можно мысленно разделить на три составные части:
1) База данных, хранящая данные о бизнесе;
2) Механизмы ввода данных и обмена данными для взаимодействия системы с внешним миром;
3) Система отчетности, представляющая данные в удобном для понимания и анализа виде.
База данных является фундаментом всей системы. Ошибки, допущенные при ее разработке, существенно увеличивают стоимость внедрения автоматизации.
Было бы ошибкой считать, что после введения системы управления работники будут делать то же, что и раньше, только быстрее и проще. Использование компьютеров как комбинации печатной машинки и почтового ящика дает минимальный эффект улучшения деятельности.
Чтобы правильно спроектировать базу данных, необходимо понять и сформулировать ход бизнес-процессов, происходящих на предприятии. Эти процессы часто не осознаются работниками. Поэтому в процессе внедрения автоматизированной системы управления первоначальное техническое задание может измениться более чем наполовину. При осмыслении разработчиками и работниками предприятия бизнес-процессов, последние могут быть изменены с целью повышения эффективности. Внедрение, в большинстве случаев, приводит к перераспределению обязанностей внутри фирмы, вплоть до исчезновения отдельных должностей и появления новых.
Чтобы не превратить автоматизацию в долгий процесс, нужно выделить наиболее существенную часть деятельности предприятия. Обычно в повседневной деятельности наиболее часто используются двадцать процентов документов и отчетов. Автоматизация этих двадцати процентов объектов дает восемьдесят процентов повышения эффективности.
Следует помнить о том, что информационная система предприятия должна развиваться. Внешние обстоятельства непрерывно меняются, и процессы, происходящие на фирме, должны изменяться соответственно. Автоматизированная система управления не должна быть препятствием для таких изменений. Поэтому, заключая договор на проведение работ по автоматизации, нужно рассчитывать на долговременное сотрудничество. Привлечение специалистов третьей стороны для внесения изменений в работающую систему может привести к непредсказуемым проблемам.
Сотрудники компании, которые будут работать с системой, напрямую влияют на успех или неудачу внедрения. Коллектив предприятия должен быть морально готов к новым методам работы к моменту ввода системы в эксплуатацию. Сама разработка требует тесного сотрудничества разработчиков и сотрудников вашей фирмы. Не существует формальных методик разработки и внедрения сложного программного обеспечения, к которому, несомненно, относятся системы автоматизированного управления предприятия. К внедрению следует привлечь сотрудников, которым будет интересно работать с инновационными методами управления. Мы, со своей стороны, заинтересованы в успехе проекта не меньше заказчика, ведь это прямо влияет на нашу репутацию.
Аналитик компании «ИТС КОНСУЛЬТАНТ»,
Медведева Мария